Garis Besar Sistem Manajemen Gudang

-->

  I.                  Sistem Manajemen Gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :

1.                  Administrasi.

2.                  Penerimaan barang.

3.                  Penyimpanan barang.

4.                  Pengepakan barang ke tempat yang dituju.

5.                  Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1.                  Pengendalian Operasional

2.                  Pengendalian Biaya

3.                  Pengendalian Personalia

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut kami penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut kami juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.

Setiap bagian dalam gudang akan kami bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

1.      Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.

2.      Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.

3.      Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.

4.      Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manajer secara professional.

II.               Perencanaan Gudang

1.      Mempersiapkan Rencana :

1.1.   Apakah ada potensi ? Dimana terdapatnya potensi tersebut ?

1.2.   sumber daya apakah yang akan kita kerahkan untuk potensi tersebut ?

1.3.   Apa yang harus kita capai, sebatas waktu yang tersedia .

2.      Langkah-Langkah

2.1.         Perencanaan

2.2.         Tentukan dengan Jelas Apa dan Siapa

2.3.         Menjamin Kemampuan & Sumber Daya

2.4.         Merinci Sasaran

2.5.         Kaitkan Sasaran & Organisasi Yang Ada

2.6.         Kerahkan Semua Orang

2.7.         Cobakan Rencana Tersebut

2.8.         Sisihkan Perubahan Yang Perlu

2.9.         Awasi Terus Kemajuan

2.10.     Rumuskan Prosedur Pengendalian & Pengecekan

III.           Mekanisme pergudangan 

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1.  Penerimaaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:

a.       Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

b.      Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.    

2.  Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima: 

a.       Penempatan sesuai dengan denah.

b.      Aman dari pencurian.

c.       Aman dari gangguan fisik.

d.      Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.

e.       Aman dari kebakaran.

f.       Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3.      Pemeliharaan

Pemeliharaan  merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

a.       5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus

menerus). 

b.      First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar. 

c.       First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan.

d.      Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya  masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang  diterima lebih awal harus  digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif  lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

e.       Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4.      Pendistribusian

Pendistribusian merupakan proses  kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5.  Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat  dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dalam lampiran. 

6.      Penghapusan 

a.       Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

b.      Tujuan penghapusan  adalah sebagai berikut :

1)      Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2)      Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

3)      Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c.       Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut : 

1)      Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.

2)      Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.

3)      Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.

4)      Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5)      Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan yang akan dihapuskan. 

6)      Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

7)      Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.

Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.